Merci de visiter le site Internet d’Histoire et Archives Laurentides (HAL) et de prendre connaissance de sa politique de confidentialité. En naviguant sur notre site Internet ou en utilisant nos systèmes ou nos services, vous reconnaissez avoir lu et compris la présente politique et consentez à ce que vos données et renseignements personnels soient traités en conformité avec cette dernière, le cas échéant.

La présente politique de confidentialité est composée des éléments suivants :

1. Objectifs de la politique de confidentialité
2. Entrée en vigueur
3. Modalités de recueil du consentement
4. Objectifs de la collecte de renseignements
5. Renseignements personnels collectés
6. Les procédés de traitements utilisés
7. Modalités d’accès et de contrôle des renseignements personnels
8. Partage et raisons du partage des renseignements personnels à des tiers
9. Utilisation de témoins et technologies similaires
10. Conservation et cycle de vie des renseignements personnels
11. Processus de traitement des plaintes

1. Objectifs de la politique de confidentialité :

Le respect de la vie privée ainsi que la protection des renseignements personnels sont essentiels pour nous, c’est pourquoi, par la présente Politique, nous entendons protéger ceux-ci conformément aux lois en vigueur. Le but étant d’obtenir un consentement libre et éclairé des renseignements personnels recueillis pour les besoins d’interactions avec les membres d’HAL.

La Politique a pour objectif d’informer les utilisateurs des raisons et de la façon, dont HAL, ou toute personne agissant en son nom, va collecter et utiliser leurs renseignements personnels. Elle est en langage clair afin de s’assurer un consentement éclairé des utilisateurs.

Aux fins de la présente Politique, on entend par « renseignements personnels » tous les renseignements sur une personne physique qui permettent, directement ou indirectement, de l’identifier.

2. Entrée en vigueur

La présente Politique s’applique à partir du 8 novembre 2023.

3. Les modalités de recueil du consentement

Nous nous engageons à obtenir le consentement de la personne concernée avant de recueillir les renseignements personnels d’un individu. De plus, nous veillons à ce que le consentement obtenu soit conforme aux exigences de validité prescrites par la loi. La façon d’obtenir le consentement est adaptée aux personnes concernées, au contexte et au type d’interface utilisé.

4. Objectifs de la collecte de renseignements personnels

Histoire et Archives Laurentides (HAL) est un organisme sans but lucratif voué à la collecte, à la conservation et à la diffusion du patrimoine archivistique des Laurentides, ainsi qu’à la mise en valeur de l’histoire et du patrimoine de la MRC de La Rivière-du-Nord. Ainsi, nous pouvons recueillir et traiter différents types de renseignements personnels dans le cadre de nos activités et de notre prestation de services, y compris :

• Pour fournir des produits et services : Nous allons collecter et traiter les renseignements nécessaires pour remplir notre mission et nos obligations. Plus particulièrement, cette collecte vise à favoriser l’enrichissement de la mémoire collective de la région, en collaboration avec les organismes du milieu et les citoyens, afin de vous fournir des expériences riches et interactives.

• Pour proposer des produits et services personnalisés : Le recueil et l’analyse des renseignements communiqués par vos interactions avec notre organisme nous permettent de développer et créer des produits et services pertinents pour toujours répondre au mieux à vos attentes en terme culturelles.

• Pour évaluer les performances des produits et services : Les renseignements sont récoltés afin d’obtenir des informations sur les avantages, mais aussi les inconvénients de nos produits et services afin de les évaluer et de les résoudre si nécessaire, notamment par le biais de sondages. Cela nous permet de nous assurer de la qualité de nos produits et services.

• Pour protéger la vie privée de nos membres et utilisateurs. Les renseignements récoltés nous permettent de vérifier l’identité et de protéger la vie privée des personnes qui communiquent avec nous par téléphone, par voie électronique ou autrement.

• Pour satisfaire à des obligations légales. Les renseignements sont récoltés pour satisfaire à des obligations issues de lois et règlements.

• Pour effectuer des sondages et communications Nous utilisons les renseignements que nous recueillons pour fournir des sondages et communications promotionnelles. Vous pouvez souscrire à votre abonnement par courrier électronique, répondre à des sondages au nom d’HAL par courrier électronique, courrier postal et téléphone.

• Dans le cadre de transactions commerciales. Nous utilisons des renseignements pour traiter vos transactions avec nous. Par exemple, nous traitons des informations de paiement pour votre abonnement et utilisons des coordonnées pour fournir des produits achetés dans notre boutique en ligne.

5. Renseignements personnels collectés

HAL peut collecter des renseignements personnels sous diverses formes, mais ne le fera que par des moyens licites et uniquement aux fins nécessaires qui vous ont été divulguées dans la présente Politique ou lorsque permis ou requis par la loi.

Les renseignements personnels recueillis, ainsi que leur sensibilité, peuvent varier en fonction du contexte dans lequel se situent les interactions entre vous et HAL. C’est pourquoi nous devons en priorité vous informer de la nature des renseignements personnels que nous utilisons. Nous protégeons tous les renseignements personnels recueillis. Parmi ceux susceptibles d’être recueillis et utilisés, nous accordons une attention particulière notamment aux :

Nom et coordonnées. Prénom et nom de famille, adresse courriel, adresse postale, numéro de téléphone et autres données semblables servant à communiquer avec vous.

Données démographiques. Données vous concernant telles que votre âge, votre sexe, votre pays ainsi que votre langue de communication.

Données sur les abonnements. Renseignements à propos de votre abonnement. D’autres exemples de données sur les interactions que nous récoltons comprennent :

• Centres d’intérêt et préférences. Données sur vos centres d’intérêt et vos préférences, les types d’expositions ou évènements culturels qui vous intéressent.

• Données sur la consommation de contenu. Données sur le contenu multimédia (p. ex., télévision, vidéo, audio, livres, applications) auxquelles vous accédez par l’intermédiaire de notre site Internet et notre infolettre.

• Autres données. D’autres données fournies lorsque vous utilisez notre site Internet, notamment celles générées par Google Analytics.

6. Les procédés de traitement utilisés

HAL accorde la plus grande importance à la sécurité de vos renseignements personnels et s’engage à traiter ceux-ci uniquement pour les fins pour lesquelles ils sont recueillis tel que décrit à la présente politique. Néanmoins, la sauvegarde absolue de ces derniers est impossible compte tenu des limites de sécurité inhérentes à une transmission via Internet. Les individus sont donc libres de refuser de nous fournir leurs renseignements personnels. Ce refus pourra entraîner une impossibilité pour HAL de rendre les services habituels à cet individu.

7. Modalités d’accès et de contrôle des renseignements personnels

Le droit d’accès à un document s’exerce par consultation sur place pendant les heures habituelles de travail ou à distance. L’accès à un document est gratuit. Toutefois, des frais n’excédant pas le coût de sa transcription, de sa reproduction ou de sa transmission peuvent être exigés du requérant.

Le responsable de la protection des renseignements personnels doit répondre par écrit à toute demande d’accès ou de rectification au plus tard dans les 30 jours de la réception de la demande.

8. Partage et raison du partage des renseignements personnels à des tiers

HAL est un organisme à but non lucratif offrant des services diversifiés. Par conséquent, les renseignements personnels que nous recueillions peuvent être partagés avec certains tiers, notamment nos fournisseurs et partenaires autorisés qui ont besoin d’avoir accès aux renseignements pour les fins énumérées à la présente politique et dans les limites de celle-ci.

HAL s’engage à utiliser les renseignements personnels dans le seul but d’atteindre l’objectif principal et l’objectif légitime applicable pour lesquels ils ont été collectés, ou à des fins compatibles avec cet objectif principal.

9. Témoins et technologies similaires

HAL peut utiliser des balises Internet ou autres technologies pour collecter certains renseignements personnels relatifs aux visiteurs sur nos sites Internet, ainsi que sur les destinataires de nos infolettres, invitations et autres communications. Les témoins sont des éléments d’information transmis par le serveur au navigateur lors d’une visite du site Internet et qui permettent d’identifier de façon unique la connexion en cours. Ces renseignements peuvent inclure des informations telles que votre adresse Internet (IP), le type de navigateur, la version du navigateur, les pages de notre site que vous consultez, l’heure et la date de votre visite, le temps de consultation et toutes autres statistiques.

Les témoins utilisés servent notamment à retrouver l’historique de recherche pour faciliter l’expérience de navigation en ligne de l’utilisateur.

Veuillez noter que notre site Internet pourrait contenir des liens ou renvois vers des sites de tierces parties. La présente politique cesse de s’appliquer au moment de quitter notre site et HAL n’est pas responsable de la collecte ou du traitement de renseignements personnels par ces tiers ou via ces sources externes.

10. Conservation et cycle de vie des renseignements personnels

HAL garde les renseignements collectés pendant différentes périodes de temps, en fonction de leur nature et de leur utilité dans l’offre de nos produits et services, mais uniquement que pour la durée nécessaire à l’atteinte de ces objectifs. Durant la période de conservation, HAL prend des mesures physiques et techniques pour assurer la sécurité des renseignements.

Les membres du personnel d’HAL sont autorisés à accéder aux renseignements personnels uniquement s’ils ont besoin de les traiter conformément aux fins pour lesquelles ils ont été obtenus. Nous utilisons aussi des mesures physiques, électroniques et administratives pour préserver l’intégrité de vos renseignements personnels et les protéger contre toute perte accidentelle, toute utilisation, modification ou divulgation non autorisées et tout accès non autorisé. Tous les membres du personnel sont informés de la nécessité de protéger rigoureusement la confidentialité de tous les renseignements personnels.

Les principaux endroits où sont conservés les renseignements personnels sont la ville dans laquelle HAL possède ses bureaux ou dans les villes qui reconnaissent HAL à titre d’organisme régional dans la MRC de La Rivière-du-Nord et dans l’infonuagique Google Drive. Une partie ou la totalité des renseignements personnels que nous recueillons peut-être stockée ou traitée sur des serveurs situés à l’extérieur du territoire de résidence de la personne concernée, y compris aux États-Unis. Sous réserve des lois applicables dans ces autres territoires, nous déploierons des efforts raisonnables pour nous assurer que les mesures de protection appropriées sont en place afin d’obliger le responsable du traitement des données dans ces pays à établir des mesures de protection des renseignements personnels qui sont équivalentes à celles qui s’appliquent au Canada.

Une fois la période de conservation expirée, les renseignements personnels sont détruits. Seuls les statistiques ou rapports contenant des données dépersonnalisées et anonymes pourront être conservés pour des périodes de temps prolongées.

11. Processus de traitement des plaintes

Toute personne qui souhaite porter plainte relativement à la protection de ses renseignements personnels doit remplir le formulaire annexé à la Politique de confidentialité, laquelle se retrouve sur le site Internet de HAL.

Une fois rempli, le formulaire doit être transmis à la personne responsable de la protection des renseignements personnels, dont les coordonnées sont écrites plus bas.

Autres informations

Modifications des présentes règles :

Nous apportons des modifications à la présente Politique de confidentialité de temps à autre. Toute diminution de vos droits dans le cadre de la présente Politique de confidentialité ne saurait être appliquée sans votre consentement explicite. Nous indiquons toujours la date à laquelle les dernières modifications ont été apportées et vous permettons d’accéder aux versions archivées en vue de les consulter. Si les modifications sont significatives, nous publions un avis mis en évidence sur notre site Internet (y compris, pour certains services, par le biais d’une notification par courriel).

Personne responsable de la conformité :

Pour toute question, pour formuler des commentaires ou pour émettre une plainte au sujet de cette politique, vous pouvez communiquer avec la personne responsable de veiller au respect de cette politique de confidentialité :

Linda Rivest

Directrice générale et archiviste Histoire et Archives Laurentides
Maison de la culture Claude-Henri-Grignon 101, place du Curé-Labelle
Bureau 203
Saint-Jérôme (Québec) J7Z 1X6 Téléphone : 450-436-1512 poste 3343 Courriel : direction@halaurentides.com

Politique de confidentialité en format PDF

Formulaire de plainte en format PDF